Vidimazione dei registri contabili
La vidimazione iniziale dei libri e dei registri obbligatori per legge segue diverse regole a seconda si tratti di normativa del codice civile o normativa fiscale.
La vidimazione dei libro obbligatori previsti dal codice civile italiano è obbligatoria solo nel caso dei libri sociali definiti dall’articolo 2421 del codice civile. Questi sono i libri sociali obbligatori che sottostanno anche a sanzioni di tipo amministrativo nel caso in cui non siano compilati e vidimati la vidimazione deve essere “iniziale” non a caso in quanto si certifica così che quanto dovuto sia stato corrisposto prima della sua compilazione e non successivamente.
Quali sono i libri e registri obbligatori
Il codice civile individua quali sono i libri obbligatori che trovate descritti in sintesi nel seguito:
– libro dei soci: dove vengono riepilogati i titolari delle quote, azioni o partecipazione sia qualificate sia non qualificate. Nel libro soci andranno annotati il numero delle azioni o quote, il valore nominale, nome e cognome dei titolari, i trasferimenti tra soggetti, eventuali vincoli e pegni o ipoteche ed eventuali versamenti effettuati dai soci.
> Libro soci: contenuto, requisiti, scadenze, imposte e bolli e vidimazione (contenuto gratuito)
- libro delle obbligazioni: dove sono annotati i titolari dei sottoscrittori delle obbligazioni, obbligazioni emesse ed estinte, cognome e nome dei titolari, trasferimenti tra diversi soggetti.
- libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee: dove sono annotate le delibere prese dall’assemblea come per esempio quella di approvazione del bilancio di esercizio o della nomina del consiglio di amministrazione
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione:
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale: dove sono annotate le verifiche svoto dal collegio sindacale che si riunisce periodicamente e in occasione dell’approvazione del bilancio d’esercizio
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
- libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
- Libro giornale: dove sono annotate le scritture contabili annuali ordinate progressivamente giorno per giorno. Deve contenere tutte le operazioni relative all’esercizio dell’impresa come previsto dall’articolo 2212 del codice civile. Le scritture devono essere annotate sul libro giornale entro 60 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Per l’individuazione del momento di effettuazione dell’operazione si rimanda all’apposito articolo di approfondimento in quanto in base ai tipi di acquisto o vendita il momento cambia.
- Libro inventari: dove sono riepilogati tutte le attività suddivise per categorie omogenee , come per esempio mobili e arredi, credit verso clienti, titoli e partecipazioni, etc.
Importante: È bene sapere che con il decreto legge anticresi numero 185 del 2008 è stato abrogato il libro soci per le società a responsabilità limitata.
Bollatura Libri e registri
La normativa fiscale poi prevede la compilazione dei registri IVA e del registro dei beni ammortizzabili. Questi non devono essere vidimati inizialmente e nemmeno successivamente.
Possono essere su supporto informatico ossia riportati in un file word, excel o in pdf per fare un esempio e possono anche non essere stampati su carta. Tuttavia viene richiesto che al momento di una eventuale richiesti devono essere subito esser resi disponibili ad un funzionario dell’agenzia delle entrate o della guardia di finanza in caso di controlli, accessi o verifiche ispettive.
Questi registri devono essere numerati progressivamente e cronologicamente in base alla data di effettuazione dell’operazione o di avvenimento del fatto di gestione annotato in contabilità.
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